A PORTARIA PRECISA SER FUNCIONAL:
A portaria é o momento da recepção do participante.
Essa é uma das etapas mais importantes de um evento muitas vezes, ela dá o “tom” de toda a experiência durante a produção.
Por isso, ao adotar um formato de portaria que respeite as necessidades e especificidades do seu evento, você poderá fortalecer a experiência que os participantes terão desde a chegada ao seu evento!
Por exemplo, quando uma pessoa descobre o seu evento pelas redes sociais, acessa o aplicativo da Sympla e realiza a compra do ingresso, ela cria toda uma expectativa sobre como será a festa.
Ao chegar no evento e ser bem recebida, tendo uma experiência positiva, ela levará esse clima assertivo para todo o evento, podendo até divulgar o seu evento nas redes sociais e entre círculo de amigos.
Dessa forma, você terá um participante que potencialmente vai se interessar por outros eventos produzidos por você, ou que criará uma ótima expectativa para a próxima edição.
Por falar nisso, o conceito de experiência pode (e deve!) ser explorado para ajudar a reforçar todas as vivências positivas que o participante irá viver no seu evento.
Quando vamos a um restaurante mexicano ou de comida japonesa, por exemplo, a decoração, o uniforme dos colaboradores, a música e até mesmo os aromas ajudam a intensificar a experiência do alimento.
O ditado “comer com os olhos” pode ser ampliado para toda a nossa a experiência sensorial.
Confira algumas dicas que podem te ajudar a pensar no melhor formato de portaria para o seu evento:
A PORTARIA PERFEITA:
Uma portaria contextualizada vai além da funcionalidade básica, como em um jogo de futebol, onde a prioridade é o fluxo e a segurança dos torcedores.
Ela deve estar alinhada com o propósito e o tema do evento.
Por exemplo, se o seu evento não permite a entrada de menores desacompanhados, é essencial que haja uma conferência dos documentos de identidade na entrada.
Para melhorar a funcionalidade e reforçar o contexto, é fundamental integrar a experiência do participante.
A portaria deve refletir o espírito do evento e proporcionar uma recepção que complemente a experiência geral.
Isso não só garante que as necessidades específicas sejam atendidas, mas também contribui para uma impressão positiva desde o início do evento.
A funcionalidade de uma portaria se traduz em um processo eficiente, fluido e sem problemas de filas ou aglomerações.
Ela deve funcionar como uma verdadeira "porta de entrada" para o evento, garantindo que os participantes possam acessar o local com segurança e rapidez.
Para alcançar isso, é crucial que a portaria não apenas facilite a entrada, mas também esteja alinhada com o contexto e o tema do seu evento.
Isso assegura uma experiência de chegada que complementa a proposta geral do evento e contribui para uma recepção positiva e organizada.
É essencial ir além do básico e considerar a sinalização de acordo com as necessidades específicas que podem surgir durante o evento.
Uma sinalização bem planejada, que leva em conta os fluxos e os trajetos dos participantes como o caminho até o bar, por exemplo torna o evento muito mais eficiente e dinâmico.
Quando a sinalização é funcional e adaptada ao contexto do evento, os participantes ganham mais autonomia e liberdade para se locomoverem, resultando em uma experiência mais fluida e agradável.
FLUXO DE ENTRADA:
A primeira etapa do fluxo de entrada é a triagem.
Nesta fase, sua equipe realiza a conferência dos documentos de identidade e dos ingressos dos participantes.
Caso o evento tenha políticas de meia-entrada para estudantes, idosos ou menores de idade, este também é o momento adequado para verificar essas condições.
A triagem é essencial para garantir que apenas pessoas com ingresso e documentação apropriada entrem no evento.
Dica VMI: O tamanho da equipe necessária para a triagem dependerá do fluxo de público esperado.
Como referência, cada conferente geralmente realiza uma conferência entre 15 e 20 segundos, em média.
Ajuste a equipe conforme o volume de participantes para manter a eficiência e evitar filas longas.
RECEBENDO O PÚBLICO:
A recepção dos participantes vai além de gerenciar o fluxo e a sinalização visual.
É crucial que as equipes de segurança, validadores de ingressos e responsáveis pela entrega de pulseiras estejam bem informados sobre os valores e diretrizes do evento.
Certifique-se de que eles conheçam detalhes importantes, como a localização de banheiros, bares, pontos de "achados e perdidos", chapelaria e guarda-volumes. Muitas vezes, os participantes chegam com dúvidas sobre esses pontos e uma equipe bem treinada pode facilitar a experiência deles.
A cortesia e a educação no atendimento são fundamentais em qualquer portaria de evento.
Ter um coordenador de portaria confiável e experiente, que compreenda o contexto do evento e tenha autonomia para tomar decisões, é essencial.
Como muitas equipes são terceirizadas, pode haver uma lacuna na compreensão dos valores da sua produção.
Garantir que o coordenador de portaria esteja alinhado com as expectativas e objetivos do evento ajuda a criar uma conexão eficaz entre o público e as equipes envolvidas, contribuindo para o sucesso geral do evento.
DICA VMI: Ponto de Apoio para Eventos, Como Montar o Seu:
Seguindo essas orientações para aprimorar a portaria do seu evento, você maximiza a experiência dos participantes.
Embora esses detalhes possam não ser imediatamente perceptíveis, eles são fundamentais para produtores que reconhecem a importância da recepção na formação da vivência geral do público.
Investir tempo na melhoria do primeiro contato com os participantes traz benefícios significativos, como maior qualidade no atendimento e eficiência na gestão de filas e fluxos de entrada.
Além disso, esse cuidado pode resultar em economia com equipes e reduzir abordagens desnecessárias de participantes que estejam perdidos ou sem informações.
Tags: Portaria, eventos, funcionalidade, organização.
