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O QUE É E COMO FAZER VISITA TÉCNICA:
A produção de eventos é uma atividade complexa que demanda atenção a várias etapas para garantir seu sucesso.
Uma das fases mais cruciais no planejamento é a visita técnica.
Neste momento, o produtor pode validar aspectos essenciais como ambientação, cenografia e acessibilidade.
É fundamental, porém, ter um olhar atento para analisar pontos críticos.
Neste texto, o VMI detalhou os aspectos que o produtor não pode deixar passar em uma visita técnica.
A IMPORTÂNCIA DA VISITA TÉCNICA:
A visita técnica para eventos é uma inspeção prévia realizada pelo produtor no local onde o evento será realizado.
Durante essa fase, o organizador avalia se o espaço atende às necessidades da produção e está alinhado com o planejamento do evento.
Essa checagem é crucial antes de confirmar a contratação do espaço, pois assegura que tudo estará conforme o planejado e ajuda a evitar imprevistos e problemas futuros relacionados à estrutura da produção.
DICAS DE COMO FAZER O RELÁTORIO DA VISITA TÉCNICA:
Como elaborar um relatório de visita técnica para seu evento e o que observar?
Durante a visita técnica, é crucial verificar uma série de aspectos para garantir que tudo esteja conforme o planejamento.
Para facilitar esse processo, recomenda-se criar um checklist com todos os itens que devem constar no relatório e levá-lo impresso no dia da visita.
Para ajudar nessa fase essencial, o VMI destaca os principais pontos de atenção que devem ser observados para garantir uma visita técnica eficiente e evitar problemas futuros.
ACESSIBILIDADE:
O evento estará apto a atender pessoas com deficiência?
Isso depende principalmente do espaço reservado, por isso a acessibilidade deve ser checada durante a vistoria técnica.
Verifique se há banheiros adaptados para cadeirantes, rampas de acesso, sinalização para deficientes visuais, entre outros pontos importantes.
Além de inspecionar a acessibilidade do local, é essencial avaliar a facilidade de chegada dos participantes ao evento, considerando estacionamentos, fluxos de trânsito e opções de transporte público disponíveis.
OBSERVE BEM O LUGAR QUE IRÁ SER USADO:
O primeiro passo é fazer uma inspeção geral do local, avaliando aspectos críticos como a localização e quantidade de banheiros, a condição da pintura e a limpeza do ambiente, entre outros detalhes.
Verifique se a estrutura suporta o público esperado e todas as atividades planejadas para o evento.
Se o evento exigir a montagem de palcos ou outras estruturas, é essencial conferir as medidas do espaço destinado a essas instalações para garantir que haja espaço suficiente para o trânsito de pessoas e equipamentos.
Além disso, avalie o isolamento acústico do local para evitar possíveis problemas com a vizinhança.
PLANEJE BEM A CENOGRAFIA E VALIDE ELA:
É recomendável realizar a visita técnica juntamente com o responsável pela cenografia para assegurar que o espaço tenha os recursos necessários para executar o planejamento.
O profissional de cenografia poderá analisar o local com mais precisão, validar as ideias discutidas anteriormente e, se necessário, sugerir ajustes e soluções criativas para garantir o sucesso do evento.
VEJA SE É POSSIVÉL MUDAR O AMBIENTE:
Finalmente, converse com o fornecedor do espaço para determinar se é possível fazer modificações, como a instalação de tendas, coberturas, ilhas e outros elementos.
Alguns locais podem ter plantas ou paredes que complicam a execução da produção conforme o planejado.
Nestes casos, é útil dialogar com o fornecedor, que pode ter a experiência necessária para sugerir ajustes e explorar diferentes possibilidades para o espaço.
Em resumo, a visita técnica é uma etapa crucial na organização de eventos.
Ela garante que o espaço esteja em conformidade com o planejamento e ajuda a antecipar e resolver possíveis problemas que possam afetar a produção.
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COLOQUE A SEGURANÇA EM PRIMEIRO LUGAR:
A segurança dos participantes deve ser a principal prioridade em qualquer evento, tornando essencial a prevenção de acidentes e problemas.
Durante a visita técnica, verifique se há saídas de emergência bem sinalizadas, extintores de incêndio e áreas para atendimento médico, se necessário.
Tags: Visita técnica, vistoria, produtor, espaço.
