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O produtor de eventos, também conhecido como organizador, é responsável por coordenar, gerenciar, planejar, captar recursos, promover, realizar, administrar e fornecer serviços especializados para garantir a realização dos eventos.
É um papel de grande responsabilidade, pois é crucial para que tudo ocorra conforme o planejado. Uma equipe bem liderada por esse profissional é fundamental para o sucesso do evento.
A rotina de um produtor de eventos vai além de seguir uma lista de tarefas e executar cada item. Além disso, enfrenta vários desafios e precisa desenvolver habilidades específicas.
Por isso, aqui está nossa lista de algumas qualidades essenciais para ser um produtor de eventos:
Manter-se atualizado:
É crucial que o profissional esteja sempre por dentro das novidades. Quanto mais qualificado ele for, mais valorizado será no mercado. Existem diversos cursos voltados para diferentes áreas da produção de eventos que podem ajudar a aprimorar suas habilidades. Por isso, participar de eventos, palestras, conferências e cursos, além de conversar com pessoas da área, é fundamental. Estar bem informado sobre as tendências ajuda a implementar ideias criativas e inovadoras. Mesmo que o organizador já seja competente, é fundamental buscar constantemente novos conhecimentos.
Ser organizado:
É fundamental para um produtor de eventos, que enfrenta muitas responsabilidades e interações com diversas pessoas. Dependendo apenas da memória não é suficiente; é necessário documentar e arquivar cada detalhe do planejamento, seja em papel ou digitalmente. Ferramentas como checklists, borderô financeiro, planilhas de orçamento e cronogramas são essenciais para essa organização.
Coordenar a contratação de serviços e lidar com uma extensa lista de tarefas a cada novo evento requer meticulosidade na organização. Com o tempo, a prática da organização se torna parte natural da rotina do produtor de eventos, sendo fundamental para o sucesso de cada projeto.
Dica do VMI: Assim como nos eventos presenciais, os eventos online também exigem planejamento e organização.
É essencial para um organizador de eventos ter habilidades de liderança:
Ele atua como o líder da equipe, responsável por distribuir tarefas e garantir que sejam concluídas, ao mesmo tempo em que permite que cada membro exerça suas responsabilidades com autonomia.
O produtor deve comunicar claramente às equipes como o evento será conduzido, suas expectativas em relação ao trabalho de cada um, o que deve ser feito e evitado. É crucial que todos se sintam parte integrante do time do evento, o que fomenta um ambiente de colaboração e excelência no desempenho das atividades.
Negociar bem é fundamental para quem produz eventos:
Envolve contratar diversos serviços essenciais, como espaço, equipe, equipamentos, alimentação, entre outros. Antes de fechar contratos, é importante realizar uma pesquisa detalhada para garantir que os fornecedores escolhidos estejam dentro do orçamento disponível.
Negociar eficientemente requer habilidade para argumentar e ajustar os preços de acordo com as necessidades específicas do evento. Existem várias estratégias que podem ser utilizadas, como oferecer futuras recomendações, estabelecer parcerias para eventos futuros, transformar fornecedores em patrocinadores para aumentar sua visibilidade, entre outras.
É essencial que o organizador de eventos escolha fornecedores confiáveis, lembrando sempre que o preço mais alto nem sempre indica a melhor qualidade ou opção para o evento.
Tags: Qualidades, produtor, eventos, organização e cuidados.
